Indsatsplan ved længerevarende IT-nedbrud (+ 24 timer)

Indsatsplan ved længerevarende IT-nedbrud (+ 24 timer), januar 2022

Situation

I tilfælde af et længerevarende IT-nedbrud følger alle enheder indenfor LAER disse overordnede retningslinjer, tilpasses den enkelte enhed efter behov.

OBS: Der laves en lokal indsatsplan for de områder/enheder, hvor det er påkrævet at have en ’back-up plan’. Den lokale indsatsplan skal beskrive hvordan det sikres, at vigtige oplysninger kan tilgås i tilfælde af et længerevarende IT-nedbrud.

Ved IT-nedbrud forstås en situation, hvor kritiske systemer (såsom Aula, Tabulex/SFO Børn og personale, TEA, TRIO, Assemble/NemPlads) er utilgængelige i en længere periode, f.eks. pga. manglende forbindelse til internettet. Det er ikke muligt at tilgå eller udskrive vigtige oplysninger, såsom elektronisk dokumentation, børnelister, kontaktoplysninger (fx på forældre), oplysninger om medicinering (BSC/Undløse) o.l.

Eksempler på oplysninger der skal være tilgængelige i tilfælde af et længerevarende IT-nedbrud:

• ’Ind- og udtjekning’/overblik over tilstedeværende antal børn, som den kommunale enhed er ansvarlig for - særligt vigtigt i tilfælde af akut opståede situationer (fx brand).
• Kontaktoplysninger på forældre og nærmeste pårørende - hvordan kontaktes de f.eks. i akutte tilfælde?
• Oplysninger om medicin/medicinering i de tilfælde, hvor der er aftaler om dette.

Metoder til sikring af adgang til vigtige data (forslag):

• Fysiske udskrifter der gemmes bag ’dobbelt lås’ og opdateres med jævne mellemrum.
• Brug af en ekstern harddisk, der automatisk laver back-up af relevante data.

Alarmering

Konstaterer medarbejderne et IT-nedbrud, tages der kontakt til St. Merløse Skole v. Pia Engel Pedersen 72 36 23 32, Stestrup Skole v. LEDER 72 36 63 42 eller Ugerløse Skole v. LEDER 72 36 59 68, herefter skolernes TR eller AMR .

Den stedlige leder: St. Merløse Skole v. Pia Engel Pedersen 72 36 23 32, Stestrup Skole v. LEDER 72 36 63 42 eller Ugerløse Skole v. LEDER 72 36 59 68, herefter skolernes TR eller AMR kontakter andre skoler/institutioner i kommunen for at få et overblik over omfanget af nedbruddet.

Er det et enkelt IT-system, der ikke fungerer, kontaktes den pågældende leverandør.

Den stedlige leder kontakter nærmeste leder (områdeleder/skoleleder/N4-leder).

Den stedlige: St. Merløse Skole v. Pia Engel Pedersen 72 36 23 32, Stestrup Skole v. LEDER 72 36 63 42 eller Ugerløse Skole v. LEDER 72 36 59 68, herefter skolernes TR eller AMR kontakter kommunens IT-afdeling telefonisk ved længerevarende IT-nedbrud; dels for at orientere om problemet, og for at finde ud af, hvor udbredt/alvorligt problemet er, og om det kan afhjælpes centralt fra.

Ved behov for akut, kritisk IT-hjælp og/eller orientering af kommunens IT-afdeling i tilfælde af nedbrud ringes på

7236 4377 eller der skrives til isikkerhed@holb.dk

IT-vagten/Vagttelefonen kan kontaktes ved nedbrud på kritiske IT-systemer udenfor normal arbejdstid på 72 36 1234.

It-vagten/Vagttelefonen omfatter udelukkende kritisk IT f.eks. fejl eller nedbrud på:

• fiberforbindelser
• telefoniplatform
• netværk

Office365 (generelt).

Opgaver

• Forsøg at afdække årsager til og omfanget af problemet.
• Prioriter ressourcerne så de kritiske funktioner kan varetages [Pasning af børn op til 3. klasse samt opretholdelse af sikkerhed og tryghed for børn og unge – også i krisesituationer].
• Børn/unge med særlige behov skal sikres – fx ift. vigtig medicin.

Handlinger

Den enkelte enhed skal lave en lokal indsatsplan med beskrivelse af, hvilke oplysninger, der er vigtige at sikre adgang til i tilfælde af et IT-nedbrud, og hvordan dette lavpraktisk kan gøres.

Enhederne bør overveje følgende:

• Hvordan tilgås /indhentes nødvendige oplysninger om børnene/de unge, når/hvis kritiske systemer er ’nede’?
• Overblik over børnene – hvordan?
• Adgang til kontaktoplysninger og anden vigtig information om børn og forældre – hvordan?
• Medicinhåndtering – hvordan sikres adgangen til disse oplysninger?

Ledelse og organisation

Den lokal krisestab er St. Merløse Skole v. Pia Engel Pedersen 72 36 23 32, Stestrup Skole v. LEDER 72 36 63 42 eller Ugerløse Skole v. LEDER 72 36 59 68, herefter skolernes TR eller AMR

• Den stedlige leder: St. Merløse Skole v. Pia Engel Pedersen 72 36 23 32, Stestrup Skole v. LEDER 72 36 63 42 eller Ugerløse Skole v. LEDER 72 36 59 68 eller dennes nærmeste leder (områdeleder/skoleleder/N4-leder) koordinerer indsatsen - evt. i samarbejde med kommunens IT-afdeling.
• Den stedlige leder: Merløse Skole v. Pia Engel Pedersen 72 36 23 32, Stestrup Skole v. LEDER 72 36 63 42 eller Ugerløse Skole v. LEDER 72 36 59 68 sørger for at holde medarbejderne orienteret.
• I tilfælde af længerevarende IT-nedbrud der berører hele eller større dele af kommunen: nærmeste leder: St. Merløse Skole v. Pia Engel Pedersen 72 36 23 32, Stestrup Skole v. LEDER 72 36 63 42 eller Ugerløse Skole v. LEDER 72 36 59 68 informerer chef for Læring og Trivsel, Tanja Steffe Nøhr, som vurderer om Læring og Trivsels centrale krisestab skal aktiveres.

Bemanding og udstyr

Den stedlige leder: St. Merløse Skole v. Pia Engel Pedersen 72 36 23 32, Stestrup Skole v. LEDER 72 36 63 42 eller Ugerløse Skole v. LEDER 72 36 59 68 vurderer behovet for ekstra bemanding, - fx ved behov for udførelse af flere ’manuelle’ opgaver grundet manglende adgang til fagsystemer e.l.

Hvilket udstyr der skal anvendes til sikring af kritiske data besluttes lokalt og nedfældes i en lokal indsatsplan.

Kommunikation

Se afsnit om ’Alarmering’

Den stedlige leder: St. Merløse Skole v. Pia Engel Pedersen 72 36 23 32, Stestrup Skole v. LEDER 72 36 63 42 eller Ugerløse Skole v. LEDER 72 36 59 68 eller nærmeste leder (områdeleder/skoleleder/N4-leder):

• varetager informeringen af og formidlingen til medarbejdere og forældre.
• varetager efter behov information og kommunikation til/med systemleverandører, kommunens IT-afdeling og den centrale krisestab.

Ved nedbrud der berører hele/større dele af kommunen sørger den centrale krisestab for orientering af relevante samarbejdspartnere (at elektronisk information ikke kan sendes og modtages).

Kontaktoplysninger

Kontaktoplysninger på:

• Stedlige leder: Merløse Skole v. Pia Engel Pedersen 72 36 23 32, Stestrup Skole v. LEDER 72 36 63 42 eller Ugerløse Skole v. LEDER 72 36 59 68, herefter skolernes TR eller AMR
• Områdeleder/skoleleder:
• Kommunens IT-afdeling: 72 36 4377/ isikkerhed@holb.dk. Udenfor alm. arbejdstid: 72 36 1234.
• Chef for Læring og Trivsel, Tanja Steffe Nøhr:7236 3619, tann@holb.dk
• Alternativt leder af Fagcenter for Læring og Trivsel, Siv Kjær Wagner: 7236 2384, sivkk@holb.dk

Evt. andre vigtige opmærksomhedspunkter

Opbevaring af personfølsomme oplysninger i tilfælde af fysiske udskrifter mv., brug af harddisk, USB osv. [GDPR]

’ Dobbeltlås-princippet’. (fysiske dokumenter låses inde i et skab i et aflåst rum).

Oprettelse/revision

Denne indsatsplan er udarbejdet af Anja Skou Poulsen, konsulent ved Fagcenter for Læring og Trivsel.

Godkendt af Godkendt af Lasse Sømmergaard den 9-11-2022